In het najaar van 2018 heeft de gemeente Geertruidenberg als eerste gemeente in midden Brabant hun digitale bouwvergunningen in ons e-depot geplaatst. Het e-depot is een duurzaam digitale oplossing voor het beheer en raadplegen van digitale archieven. Door opname van bouwvergunningen in ons e-depot worden deze voortaan duurzaam digitaal bewaard.
Na aansluiting van Geertruidenberg op het e-depot van ons archief zijn er nog vijf andere gemeenten uit het werkgebied bij ons e-depot aangesloten: Dongen, Drimmelen, Hilvarenbeek, Gilze en Rijen en Oisterwijk.
Voordat de gemeenten hun digitale archiefmateriaal kunnen overdragen, moeten deze nog wel als scans gereed worden gemaakt. Daarvoor moet o.a. aanvullende informatie over de toegang en uniekheid van de over te dragen dossiers toegevoegd worden. In de praktijk blijkt dat gemeenten hierin technische ondersteuning nodig hebben. Hiervoor heeft Regionaal Archief Tilburg eind 2018 het initiatief genomen om samen met softwareontwikkelaar MvB Works een applicatie te ontwikkelen.
Voor de financiering hebben we samenwerking gezocht met Regionaal Archief Alkmaar, West Brabants Archief en Regionaal Archief Zutphen. Door gezamenlijk de licentiekosten voor deze applicatie te delen konden de kosten beperkt blijven. Bijkomend voordeel hiervan is dat de software verder landelijk verspreid wordt en in de toekomst gezamenlijk onderhouden blijft.
De softwaretool bestaat uit een verzameling van applicaties die allemaal als open source software samenwerken. De ontwikkelaar van de applicatie schreef de programmatuur op basis van een programma van eisen, waardoor alle functionaliteiten voor correcte overbrenging naar het e-depot erin verwerkt zijn.
Voor de gemeenten uit ons werkgebied is de applicatie gratis beschikbaar. In augustus 2019 is de deze applicatie, TopX Creator genoemd, opgeleverd en in productie genomen. De ervaringen met het gebruik van de TopX Creator zijn erg positief.
