Begin juli 2025 was er een heuglijk feit te vieren in Regionaal Archief Tilburg: de vervroegde overbrenging van analoge overheidsarchieven tot en met 2016 van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen is afgerond. Om dit feit te vieren waren de wethouders Hans van Tilborg en Merijn Scheifes, afdelingshoofd Pierre Kop en informatieadviseur Patrick Dekkers naar Regionaal Archief Tilburg gekomen. Ze werden ontvangen door gemeentearchivaris Yvonne Welings, hoofd archief Pauline van Hezik, adviseur informatiebeheer Mark van Hogeloon en projectleider digitalisering Jean-Paul Korst.
De drie gemeenten lopen hiermee vooruit op de nieuwe Archiefwet, die in 2027 in werking treedt en de overbrengingstermijn halveert van 20 naar 10 jaar. Deze prestatie is bijzonder, omdat de gemeenten hierop al anticiperen. De gemeenten hebben deze uitdaging al succesvol doorlopen, wat hen tot een voorbeeld maakt voor andere gemeenten.
Zo’n 200 meter archiefstukken zijn opgenomen in onze archiefbewaarplaatsen. In de drie gemeentehuizen is afgelopen jaar hard gewerkt om deze analoge overheidsarchieven in goede en geordende staat te brengen om de overbrenging te kunnen realiseren.
Niet alleen is ingezet op vervroegde overbrenging van gemeentearchieven, maar ook op een betere dienstverlening aan de burgers en het eigen ambtelijke apparaat.
In 2015 begon een enorme klus: het ordenen, scannen, preserveren en digitaal beschikbaar maken van duizenden vergunningendossiers. Tien jaar later is het zover: de bouw-, milieu- en omgevingsvergunningen zijn volledig gedigitaliseerd, worden duurzaam bewaard, zijn openbaar en beschikbaar via de Bouwdossier Applicatie (BDA). Het gaat in totaal om meer dan 35.000 dossiers, goed voor bijna 1.4 miljoen pagina's! Patrick Dekkers van ABG en Mark van Hogeloon (van het archief) blikten tijdens een presentatie terug op het proces.
Digitaal beschikbaar zijn binnenkort:
10019. Hinderwet- en milieuvergunningen van de gemeente Alphen-Chaam, (1995) 1997-2014.
10030. Omgevingsvergunningen gemeente Alphen-Chaam, 2010-2017.
10020. Omgevings- en sloopvergunningen Baarle-Nassau 2010-2020;
10023. Hinderwet- en milieuvergunningen van de gemeente Baarle-Nassau, 1981-2015,
10021. Omgevingsvergunningen en sloopvergunningen, 2010-2020.
10022. Hinderwet- en milieuvergunningen Gilze en Rijen 1982-2015.
Foto links: gemeentearchivaris Yvonne Welings met wethouder Merijn Scheifes en rechts met wethouder Hans van Tilborg
Na een bezoek aan het depot, lieten we in de scanstraat zien welke vijf verschillende scanners we in het gebouw hebben. Hiermee kunnen we vrijwel elk soort materiaal scannen (groot formaat, oude boeken, klein materiaal, stapels A4, foto’s en negatieven).
We danken degenen die jarenlang hebben gewerkt aan deze overdracht naar het analoge en het digitale archief van Regionaal Archief Tilburg. Een monsterklus is geklaard.
Gerelateerde blogs:
