Regionaal Archief Tilburg logo Regionaal Archief Tilburg
Regionaal Archief Tilburg logo Regionaal Archief Tilburg

E-depot

Wat is een e-depot?

Regionaal Archief Tilburg beheert naast het papieren archief ook digitaal archief. Dit gebeurt in ons digitale depot: het e-depot. Deze maakt het mogelijk digitale bestanden op te slaan, te beheren, te presenteren en te preserveren. Gemeenten werken inmiddels volledig digitaal. Er is dus nagenoeg geen aanwas meer van papieren archief om te bewaren. Het e-depot stelt gemeenten in staat na verloop van tijd hun digital-born bestanden over te dragen aan onze archiefbewaarplaats.


Het grote verschil met een analoog (papieren) archief is dat de documenten op digitale wijze zijn aangemaakt; een bijkomende uitdaging is dat er vele verschillende bestandsformaten zijn. Er moet daarbij rekening gehouden worden met het gangbaar blijven van bestandformaten. Het PDF van vandaag zal over 50 jaar niet meer de standaard zijn, maar de informatie die daarin opgeslagen is, moet dan nog wel beschikbaar zijn. Het e-depot is in staat de digitale bestanden naar andere bestandsformaten te transformeren, zodat de opgeslagen informatie in de documenten te allen tijde bewaard en te raadplegen blijft.

Regionaal Archief Tilburg biedt gemeenten uit haar werkgebied de mogelijkheid om aan te sluiten op het e-depot. Ook zijn er mogelijkheden voor het opnemen van particuliere digitale archieven; de specifieke stappen benodigd staan op onderliggende pagina’s uitgeschreven.

Core trust seal

core trust sealRegionaal Archief Tilburg ontwikkelde voor de twaalf aangesloten gemeenten een e-depot om de opgeslagen data terug vindbaar, toegankelijk, toonbaar en herbruikbaar. Om te toetsen of we dit goed doen, werd een certificaat van het CoreTrustSeal (CTS) aangevraagd. In oktober 2021 werd het certificaat aan Regionaal Archief Tilburg toegekend.
CoreTrustSeal is een organisatie uit het archiefvakgebied, dat wereldwijd certificaten voor e-depots uitreikt na een collegiale kwaliteitsbeoordeling. Het CTS-certificaat staat voor kwaliteit bij de opslag en beheer van digitale data voor langdurige opslag. Het biedt onze gemeenten vertrouwen en zekerheid in het behoud van data in ons e-depot.
In 2020 startte Regionaal Archief Tilburg met het aanvraagproces voor CoreTrustSeal certificering, waarvoor 16 aspecten van het e-depot moesten worden beschreven en toegelicht. Denk hierbij aan visie, beleid, financiën, opleiding en kwaliteit van het personeel, techniek, wijze van data-opslag en beheer. Deze beschrijvingen vormen de basis om te beargumenteren certificatie-waardig te zijn.
Collega’s uit de archiefwereld hebben onze beschrijvingen beoordeeld en positief bevonden voor certificering. Wij zijn blij met deze internationale waardering voor ons e-depot. Het nu verkregen kwaliteitsstempel staat voor veilige en duurzame data opslag, welke voldoet aan de hiervoor gestelde kwaliteitscriteria. Eerder gingen andere Nederlandse archieven ons voor met het behalen van CTS-certificering zoals het Nationaal Archief en Tilburg University.

Elke drie jaar zal de CTS-aanvraag hernieuwd worden. Procedures dienen bijgewerkt te worden, veiligheidsvoorzieningen opnieuw beschreven en het aansluitproces zal geactualiseerd worden. Door deze continue cyclus waarborgen we de kwaliteit van ons e-depot.

 

Bekijk het document van de CTS-certificering

Aansluiting op e-depot

Het grote voordeel van het gebruiken van het e-depot is het waarborgen van het bewaren van archiefdocumenten. Zo is het voor gemeenten mogelijk om de bestanden ook al vóór de wettelijke termijn over te brengen. We hechten veel belang aan het bieden van toegang tot de digitale archieven via onze website. Dit betekent dat gemeenten ten alle tijden bij hun eigen data kunnen zodra het in het e-depot staat.

We verzorgen opslag, toegankelijkheid en preservatie van digitale archieven. De data is en blijft eigendom van de gemeente. We beheren deze, zoals wij dat ook voor de papieren archieven doen. Mutaties in de metadata (bijvoorbeeld omtrent openbaarheid) zullen altijd uit opdracht van, of in overleg met, de gemeente gebeuren.

Verschillende opzetten

Het overbrengen van de digitale archieven naar ons e-depot kan op twee manieren. Deze hebben wij ‘Fase 1’ en ‘Fase 2’ genoemd:

  • Een Fase 1-aansluiting houdt in dat digitale archiefdocumenten op handmatige manier worden overgebracht; dit kan in bulk. Dit komt meestal voor vanuit het digitaliseren van fysieke documenten, die daarna ondergebracht kunnen worden in het e-depot.
  • Bij een Fase 2-aansluiting wordt er een directe koppeling tussen de gemeentelijke systemen en het e-depot gelegd. Aan de hand van deze koppeling kan de gemeente zelf stukken bij het e-depot aanleveren.

Aanlevering

Waar je bij een fysiek archief met de hand documenten overdraagt aan een archief, ligt dat bij digitale overdraging iets gecompliceerder. Alle (digitale) bestanden moeten in een door de computer leesbaar formaat overgedragen worden, op een juiste manier beschreven en geaggregeerd zijn en voorzien worden van metadata.

De basis voor een ingest (het inlezen) in het e-depot is een Submission Information Package (SIP). Dit is één map of folder met daarin de over te dragen documenten en het bijbehorend metadatabestand.

infographic fase 1 aanlevering

 

Projectplan e-depot aansluiting (PDF)

Infographic fase 1 aanlevering (PDF)

Checklist Fase 1 (PDF)

Metadata

Metadata zijn beschrijvende gegevens over gegevens: dat wil zeggen dat deze context bieden voor het begrijpen van de inhoud van een document. We hebben het hier over gegevens als inhoud, afkomst, structuur, bestandssoort en plaatsing in de tijd.

Het vastleggen van metadata is essentieel voor het vaststellen van de authenticiteit van archiefbescheiden en maakt daarnaast het beheren, ontsluiten en raadplegen ervan mogelijk. Metadata zijn van groot belang voor interpretatie en uitwisseling van die archiefbescheiden. 

Deze metadata zijn in allerlei verschillende structuren in te richten. Voor overheidsinstanties zijn er twee standaarden die als structuur gebruikt kunnen worden. Metadatagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) is de nieuwe standaard waarin te archiveren stukken voorzien worden van metadata. De voorganger hiervan is het Toepassings-profiel Metadata Lokale Overheden (TMLO).

Om de beschreven metadata voor het e-depot leesbaar aan te bieden, dient iedere set metadata te worden vertaald naar een door de computer te lezen XML-bestand. Op basis van dit bestand doet Regionaal Archief Tilburg controles op de volledigheid en leesbaarheid van de aanlevering. 

Beheer bestanden en metadata

Beheer digitale archiefbestanden 

Voordat aangeleverde archiefbestanden in het e-depot worden opgeslagen, worden ze gecontroleerd op virussen en op de juistheid en volledigheid van de aanlevering. Ook vindt een analyse plaats van welke bestandstypes zijn opgenomen en worden technische gegevens vanuit de bestanden opgeslagen. 

Tijdens de aanlevering of op een later moment kan preservering nodig zijn, bijvoorbeeld omdat het huidige bestandsformaat niet meer leesbaar is. Naast het huidige originele bestandsformaat wordt dan een gepreserveerde versie opgeslagen. Het e-depot heeft voorzieningen voor het omzetten naar een leesbare versie. 

Nadat de archiefbestanden zijn opgeslagen als Archival Information Package, wordt een zogenaamde DIP gemaakt, een Dissemination Information Package, die als invoer dient voor het beherend systeem. Het systeem dat Regionaal Archief Tilburg hiervoor gebruikt is Archivematica, een open-source e-depot oplossing.  

Beheer metadata

In het beherend systeem wordt de DIP uitgepakt. De dossiers en de documenten worden vervolgens geregistreerd in het beherend systeem: Memorix Archieven. Tevens worden alle beschikbare metadata integraal opgeslagen bij het betreffende niveau. Voor de beherende taken worden referenties naar het betreffende bestand in het e-depot en naar de AIP waarin het bestand is aangeleverd, opgeslagen. 

Publicatie website/BDA

Websitebezoekers kunnen de stukken zoeken en raadplegen via de website. Het zoeken naar analoge en digitale bestanden verloopt hetzelfde. Het raadplegen van de vastgelegde gegevens over de stukken is ook identiek.
De digitale archiefbestanden kunnen echter, voor zover deze openbaar zijn en zonder beperkende gebruiksrechten, direct worden bekeken en gedownload via de BouwDossierApplicatie (BDA).
Alle digitale archiefbescheiden zijn ook raadpleegbaar voor de gemeente via een CMIS koppeling. 

E-depot contact

 Regionaal Archief Tilburg           Bezoekadres:  E-mail: edepot@regionaalarchieftilburg.nl
 Postbus 4265 Kazernehof 75        Tel: 013 549 45 70
 5004 JG Tilburg Tilburg