Waarom zijn sommige archieven beperkt openbaar?
Archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats zijn in beginsel openbaar. Iedereen mag ze kosteloos raadplegen. Op overheidsarchieven kan om drie redenen een beperking aan de openbaarheid worden gesteld. Deze redenen zijn vastgelegd in artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet.
- Het belang van de Staat (staatsveiligheid);
- Onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties, dan wel van derden;
- De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen.
De afspraken over de openbaarheid worden gemaakt wanneer een archief formeel in beheer wordt genomen door de gemeentearchivaris. Daarbij wordt bepaald voor welke delen van het archief en voor welke periode de beperking geldt.
Deze uitzonderingen gelden zowel voor overheidsarchieven als voor archieven van particulieren.
Hoe vraag je toestemming aan?
De bevoegdheid om ontheffing te verlenen berust in de meeste gevallen bij de gemeentearchivaris en een bezoeker kan een verzoek indienen om deze ontheffing te verkrijgen.
Een verzoek voor raadpleging van niet-openbare archieven moet altijd schriftelijk per post worden ingediend. Dit verzoek moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het bevat:
• een vermelding van het onderwerp van onderzoek;
• vermelding van het doel ervan (bijvoorbeeld scriptie, proefschrift) ;
• de naam van degene onder wiens verantwoordelijkheid het onderzoek plaatsvindt (promotor, wetenschappelijk medewerker, universiteit).
Inspanningsverplichting raadpleging persoonsdossiers (UAVG art. 24)
Een aanvrager heeft zelf een inspanningsverplichting om te bewijzen dat de personen overleden zijn. Die inspanningsverplichting moet worden aangetoond met bijvoorbeeld correspondentie. Uiteraard kunnen de dossiers ook worden ingezien wanneer de betrokken persoon zelf toestemming geeft.
Aanvraagformulieren, die via het mailadres van het archief worden toegestuurd, worden niet in behandeling genomen.
In sommige gevallen kan alleen de eigenaar van een particulier archief ontheffing verlenen of het college van Burgemeester en Wethouders zelf. In deze gevallen moet je het verzoek indienen bij de eigenaar of het college van B. en W.
Burgers die informatie willen hebben over een eigen dossier dienen een kopie van een legitimatiebewijs toe te voegen.
De gemeentearchivaris (of bij diens afwezigheid de plaatsvervanger) neemt het verzoek in behandeling. Stuur het formulier per post met een kopie van je identiteitsbewijs. Je krijgt uitsluitsel over het verzoek binnen 10 werkdagen na ontvangst van het formulier. De aanvrager ondertekent mede het formulier met de ontheffing en gaat daarmee akkoord met de gestelde voorwaarden. Bij elk bezoek aan de studiezaal van Regionaal Archief Tilburg dien je het formulier te tonen.
Download formulier voor aanvraag toestemming ontheffing openbaarheid
(Pdf)
Kan ik kopieën bestellen uit beperkt openbaar archief?
Fotokopieën uit niet-openbare archieven worden niet verstrekt tenzij een dergelijke kopie voor een juridisch bewijsstuk moet dienen.
Wat zijn bijzondere persoonsgegevens en op welke voorwaarden zijn die te raadplegen?
De meeste archieven zijn beperkt openbaar wegens de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen. Gegevens over godsdienst/levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, of gegevens betreffende een verbod vanwege onrechtmatig of hinderlijk gedrag worden bijzondere persoonsgegevens genoemd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wanneer je stukken met bijzondere persoonsgegevens anders dan over jezelf wilt inzien, is dat alleen mogelijk wanneer je voldoet aan uitzonderingen bepaalt in de AVG (met name artikelen 22, 24 en 32). En wanneer je inzage wilt in een dergelijk archiefstuk of dossier op naam van een specifiek persoon, dien je bij de gemeentearchivaris een gemotiveerd schriftelijk verzoek in, waarin je aangeeft van wie je het dossier wilt inzien (volledige naam en geboortedatum opgeven) en waarbij je aantoont:
- dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen, is overleden, of
- dat je de uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen, of
- dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
- dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
- dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of dat raadpleging plaats vindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek.
