Procedure TopX Creator
Sinds 2018 leveren gemeenten op digitale wijze archiefdelen aan voor het e-depot van Regionaal Archief Tilburg voor duurzame opslag van hun data. Voorwaarde daarvoor is het correct en volledig inregelen van de (toekomstige) toegang daarop. Dat gebeurt met beschrijvende metadata over de dossiers en bestanden, om de hiërarchie en kenmerken ervan vast te leggen. Goede metadatering is belangrijk om nu en in de toekomst toegang te kunnen bieden tot de over te brengen dossiers en bestanden.
TMLO en MDTO
Hiervoor is een landelijke standaard ontwikkeld: het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden, afgekort als TMLO. TMLO draagt bij aan gestandaardiseerde vastlegging van bij dossiers en bestanden benodigde metadata. Naast goede toegang tot het e-depot en het inregelen van openbaarheid (rechten en vertrouwelijkheid), maakt uniforme metadata data-uitwisseling beter mogelijk.
Voordat gemeenten hun digitaal archief kunnen overbrengen, moeten die bestanden van bovenstaande TMLO metadatering voorzien worden. De aanlevering hiervan geschiedt in de vorm van een TopX-bestand, dat een hiërarchisch geordende verzameling van alle metadata-elementen vormt. Deze verzameling kent altijd twee niveaus van het archiefdeel:
- een metadatabeschrijving op dossierniveau
- onder elk dossier een metadatabeschrijving op bestandsniveau
Beide niveaus metadatering worden gevormd tot een TopX-bestand, samengesteld volgens RIP-structuur, een Record Information Package.
Deze metadatering kent twee vormen:
- de inhoudelijke gegevensbeschrijving
- en technische bestandsbeschrijvingen
Op basis van beschrijvende registraties in de eigen informatiesystemen bezitten gemeenten zelf de inhoudelijke gegevensbeschrijving, maar de technische vastlegging is lastiger te vinden en ordenen.
TopX Creator maakt aanlevering eenvoudiger
Om de vorming van bovengenoemde twee niveaus metadatering op dossier- en bestandsniveau te vereenvoudigen voor archiefvormers, is de softwaretool TopX Creator ontwikkeld. Deze kan gratis gebruikt worden als open source tool om het Topx-bestand geautomatiseerd te vormen. De basis hiervan is enerzijds twee beschrijvende Excel bladen, waar de volgens TMLO benodigde inhoudelijk beschrijvende metadata op dossier- en bestandsniveau wordt geordend. Deze Excel bladen worden door de gemeenten gevuld en geleverd.
Anderzijds kan binnen de TopX Creator online gekoppeld worden naar een actuele online applicatie DROID om alle technische metadata van de bestanden op te halen en geordend te verzamelen.
Het resultaat van het gebruik van de TopX Creator is een gecombineerd, volledig TopX-bestand volgens RIP-structuur.
De TopX Creator software en specificaties voor het gebruik zijn
hier te downloaden.
De tool is bruikbaar op pc of laptop, maar ook op de gemeentelijke Citrix netwerkomgeving.
De TopX Creator functioneert volgens het bovengenoemde TMLO-profiel. In 2021 is het rijksbrede Metadatagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) metaprofiel ontwikkeld, ter vervanging van TMLO. Dit gaat de overheid in staat stellen toekomstig zelfs rijksbreed toegang tot en uitwisseling van data goed te laten verlopen. Om met de MDTO te kunnen werken, is een aanpassing van de TopX Creator nodig. Regionaal Archief Tilburg zet zich ervoor in om de TopX Creator in de loop van 2022 ook bruikbaar te maken voor metadataverwerking volgens MDTO.
