E-depot en publicatie op de website
Beheer digitale archiefbestanden
Voordat aangeleverde archiefbestanden in het e-depot worden opgeslagen, worden ze gecontroleerd op virussen en op de juistheid en volledigheid van de aanlevering. Ook vindt een analyse plaats van welke bestandstypes zijn opgenomen en worden technische gegevens vanuit de bestanden opgeslagen.
Tijdens de aanlevering of op een later moment kan preseservering nodig zijn, omdat het huidige bestandsformaat niet meer leesbaar is. Naast het huidige originele bestandsformaat wordt dan een gepreserveerde versie opgeslagen. Het e-depot heeft voorzieningen voor het omzetten naar een leesbare versie.
Nadat de archiefbestanden zijn opgeslagen als Archival Information Package, wordt een zogenaamde DIP gemaakt, een Dissemination Information Package, die als invoer dient voor het beherend systeem. Het systeem dat Regionaal Archief Tilburg hiervoor gebruikt is Archivematica, een open-source e-depot oplossing.
Beheer metadata
In het beherend systeem wordt de DIP uitgepakt. De dossiers en de documenten worden vervolgens geregistreerd in het beherend systeem, zijnde Memorix Archieven. Tevens worden alle beschikbare metadata integraal opgeslagen bij het betreffende niveau. Voor de beherende taken worden referenties naar het betreffende bestand in het e-depot en naar de AIP waarin het bestand is aangeleverd, opgeslagen.
Publicatie website/ BDA
Websitebezoekers kunnen de stukken zoeken en raadplegen via de website. Het zoeken naar analoge en digitale bestanden verloopt hetzelfde. Het raadplegen van de vastgelegde gegevens over de stukken is ook identiek. De digitale archiefbestanden kunnen echter, voor zover deze openbaar zijn en zonder beperkende gebruikersrechten, direct worden bekeken en gedownload via de BDA. Alle digitale archiefbescheiden zijn ook raadpleegbaar voor de gemeente via een CMIS koppeling.
