Fase 1:  handmatige data overdracht

De eerste fase  van het e-depot wordt sinds 2017 aan gemeenten aangeboden. Fase 1 betreft gescand materiaal. Deze dossiers worden door de gemeenten voorzien van metadata en zij leveren deze in de vorm van een Submission Information Package (SIP) aan. Vanuit   Informatiebeheer van de gemeente en het e-depot team van Regionaal Archief Tilburg wordt er een projectorganisatie opgezet die gezamenlijk gaat werken aan het  overbrengingsproces van de data. Het    bijbehorende projectplan   kan worden gedownload.

Het aanleveren van een SIP
De basis voor een ingest in het e-depot is een  Submission  Information Package (SIP), die bestaat uit digitale bestanden plus de beschrijvende metadata erover.   De SIP is één map of folder met daarin de over te dragen documenten en één bijbehorend metadatabestand (xml). Een mogelijkheid om deze SIP te vormen is door gebruik te maken via de TopXCreator .
Dit kan worden aangeleverd op een harde schijf of via Zivver. Mocht de gemeente op een andere manier willen aanleveren dan kan dit altijd in overleg.

Van test- naar productieomgeving
Tijdens het project worden sets dossiers met bijbehorende  metadata ingelezen  in  de test-omgeving van het   e-depot. In de testomgeving worden de dossiers onder andere gecontroleerd op authenticiteit, validiteit en openbaarheid. Bij goedkeuring wordt de data naar de productieomgeving van het e-depot overgebracht, waarna het voor de eeuwigheid bewaard en raadpleegbaar blijft. 

Onderzoekers en publiek kunnen die dossiers vervolgens vinden en downloaden via onze website.  Daarnaast wordt er ook een toegangsportaal voor de gemeenten ingericht waarin zowel openbare als niet openbare dossiers te raadplegen zijn.  

Regionaal Archief Tilburg neemt  vervolgens  het beheer en preservering van aangeboden  digitale informatie op zich. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke content en blijven na overbrenging eigenaar van de data.  

Om het proces van Fase 1 overbrenging te visualiseren, lieten we een infographic maken. 

Voor gemeenten die volgens Fase 1 handmatig dossiers willen overbrengen naar het e-depot, ontwikkelden we een Checklist Fase 1.