Regionaal Archief Tilburg ontwikkelde voor de twaalf aangesloten gemeenten een e-depot om de opgeslagen data terugvindbaar, toegankelijk, toonbaar en herbruikbaar te maken. Om te toetsen of we dit goed doen, werd een certificaat van het CoreTrustSeal (CTS) aangevraagd. Tweede helft oktober 2021 werd het certificaat toegekend.
CoreTrustSeal is een organisatie uit het archiefvakgebied, dat wereldwijd certificaten voor e-depots uitreikt na een collegiale kwaliteitsbeoordeling. Het CTS-certificaat staat voor kwaliteit bij de opslag en beheer van digitale data voor langdurige opslag. Het biedt onze gemeenten vertrouwen en zekerheid in het behoud van data in ons e-depot.
In 2020 startte Regionaal Archief Tilburg met het aanvraagproces voor CoreTrustSeal certificering, waarvoor zestien aspecten van het e-depot moesten worden beschreven en toegelicht. Denk hierbij visie, beleid, financiën, opleiding en kwaliteit van het personeel, techniek, wijze van data-opslag en beheer. Deze beschrijvingen vormden de basis om te beargumenteren of we certificatie-waardig zijn.
Collega’s uit de archiefwereld hebben onze beschrijvingen beoordeeld en positief bevonden voor certificering. Wij zijn blij met deze internationale waardering voor ons e-depot. Het nu verkregen kwaliteitsstempel staat voor veilige en duurzame data opslag, welke voldoet aan de hiervoor gestelde kwaliteitscriteria. Eerder gingen andere Nederlandse instellingen ons voor met het behalen van CTS-certificering zoals het Nationaal Archief en de universiteit Tilburg.
Elke drie jaar zal de CTS-aanvraag hernieuwd worden. Procedures dienen bijgewerkt te worden, veiligheidsvoorzieningen opnieuw beschreven en het aansluitproces zal geactualiseerd worden. Door deze continue cyclus waarborgen we de kwaliteit van ons e-depot.
Michel de Groot geeft tijdens de regiobijeenkomst uitleg over CTS.
We ontvingen de toekenning van het certificaat enige dagen voor onze regiobijeenkomst op 27 oktober. Die middag hebben we gebruikt om de gemeenten uit ons werkgebied bij te praten, waar bij het CTS-certificaat belangrijk nieuws was. We vierden het met wat lekkers!
