Het was op dinsdag 10 maart 2020 dat wij, medewerkers van Regionaal Archief Tilburg, te horen kregen dat we thuis moesten werken. Dat was een verrassing.
De meeste collega's rekten hun verblijf een paar uur en er was overleg over de communicatie naar onze gemeenten en bezoekers.
Onze vrijwilligers kregen vanzelfsprekend dezelfde boodschap. Ook voor hen is dat een hele aanpassing want de meeste vrijwilligers komen al jaren op vaste tijdstippen naar het archief. Het gezamenlijk koffiedrinken is er voorlopig niet meer bij. Het betekent voor het archief, en haar bezoekers, een aderlating voor het toegankelijk maken van allerlei bronnen.
Onze bezoekers konden niet langer hun onderzoek voortzetten voor zover ze daarvoor de papieren bronnen nodig hadden. Voor de gemeenten waar we voor werken betekende het ook een beperking van de beschikbaarheid van hun archiefmateriaal in onze depots.
Deze maatregel zou aanvankelijk tot 6 april duren.
De maatregelen van de "intelligente lockdown" leiden aanvankelijk tot wat verwarring onder medewerkers en een zoektocht naar wat nog wel mogelijk is.
Voor de een is dat makkelijker dan voor de ander. Het ligt er maar net aan waar je werkzaamheden uit bestaan. Werk je met de papieren documenten, bv. verpakken, beschrijven, restaureren, scannen dan kun je dat werk niet langer doen. Als je bv. mails beantwoord, dan is dat wel mogelijk om thuis te doen.
Het verwerken van bestanden voor de website, inventarissen of databases, of het beschrijven van foto's kan ook eenvoudig vanuit huis.
Na een aarzelende eerste week hebben de meeste collega's weer voldoende werk omhanden.
De techniek stelt ons in staat om via Microsoft Teams betrekkelijk eenvoudig te blijven communiceren. Niet alleen via chat en mail maar ook door videovergaderen. Overleg is daardoor heel goed mogelijk en zorgt er voor dat er ook nieuwe initiatieven ontstaan. Zo zijn we begonnen met het fotograferen van de samenleving die er heel anders uitziet in deze tijd van COVID19. Er zijn een aantal collega's begonnen met het beschrijven van foto's, het verwerken van charters en het indexeren van doopboeken.
Toen bleek dat de beperkende maatregelen van overheidswege in ieder geval tot 28 april gaan duren, zijn we weer voorzichtig begonnen met dienstverlening aan onze gemeenten. Alles natuurlijk met uiterste zorgvuldigheid ten aanzien van de gezondheid van onze medewerkers.
Deze Coronaperiode laat ons ook zien dat het streven naar een steeds verdergaande digitale dienstverlening een goede weg is. Niet omdat we nog meer van dit soort pandemieën vrezen, maar omdat onze bezoekers voor een heel groot deel hun vragen digitaal kunnen beantwoorden. Als wij dat mogelijk maken tenminste. Dat beleid zullen we waarschijnlijk versneld gaan realiseren.
Na een maand is er een situatie ontstaan waarbij we een groot deel van het archiefwerk op afstand, thuis, kunnen doen. Dat is een prettige constatering.
Daar staat tegenover dat we inmiddels ook elkaars gezelschap, de aanwezigheid van vrijwilligers en bezoekers missen. De contacten met collega's van andere instellingen en leveranciers, de input en inspiratie die dat oplevert, kan deels gecompenseerd worden door online vergaderen maar voor andere aspecten weer niet.
Kortom: we hebben ons aangepast aan deze gewijzigde situatie. Toch hopen we over een tijdje weer meer contact te hebben, met elkaar en met jullie, lezers van dit blog!
Foto's van William van der Voort, Maria van der Heijden en Astrid de Beer
