In de zomer van 2021 startte de gemeente Baarle-Nassau een traject om bouwvergunningen over te brengen naar het e-depot van Regionaal Archief Tilburg. De scans van de bouwtekeningen van 1981 tot 2010 werden in de afgelopen maanden klaargemaakt om ‘in te lezen’ en nu zijn ze beschikbaar via onze website.
Bouwdossiers worden héél veel geraadpleegd, dus wij juichen het toe dat gemeenten deze aanbieden voor opname in het e-depot. Vanuit de ABG organisatie (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) is in 2021 al een dergelijk project gestart voor Gilze en Rijen.
Foto: Grens Nederland/België loopt dwars door de herberg "De Zwaan" van Mathijssen te Loveren. Rond 1939, fotograaf onbekend.
Het is een behoorlijke klus waarbij veel werk gedaan moet worden door de ambtenaren van de betreffende gemeente. Zij moeten namelijk bij de scans ook bijbehorende metadata aanleveren, volgens een landelijke standaard. Die metadata zijn beschrijvingen over de bestanden, zoals de inhoud, de exacte data en gegevens over de vertrouwelijkheid en AVG gevoeligheid (privacy).
Deze metadata is vanuit het e-depot essentieel om drie redenen:
Voor het regelen van de publiekstoegang op de website
Voor het terugvinden binnen ons grote online archief
Voor het vastleggen van de hiërarchie: tot welk dossier en uiteindelijk tot welk archiefdeel behoort dat archiefstuk
Het project overbrenging bouwdossiers Baarle-Nassau betrof in totaal zo’n 4100 dossiers over de periode 1981 t/m 2010. Twee zaken vielen op in dit project. In de eerste plaats komen in Baarle-Nassau opvallend veel vakantieparken voor met houten chalets en stenen bungalows, waarvoor bij aanpassing ook een officiële bouwvergunning moet worden aangevraagd. Bijzonder daarbij is dat een aantal parken officieuze straatnamen toekent, die voor de gemeente niet bestaan. Voor opname in het e-depot is ervoor gekozen deze straat- en huisvermelding op te nemen, omdat ze in de volksmond gebruikt worden. Door deze als extra ingang te vermelden, kun je er nu dus zoeken.
Een tweede bijzonderheid voor dit project is de ligging van Baarle-Nassau: in de grensstreek. Zo zijn er panden die deels op Belgisch, deels op Nederlands grondgebied liggen. Ook op het industrieterrein van Baarle-Nassau komt dit voor. Die panden hebben weliswaar een Belgisch adres, maar zijn door hun ligging op het grondgebied van Baarle-Nassau toch beschreven en in het e-depot terug te vinden. De Belgische adressen zijn als aanvullende informatie (metadata) beschreven bij de bouwdossiers van die panden.
Hiermee is ruim 135 Gigabyte aan data toegevoegd aan het e-depot. De digitale versies vervangen de oorspronkelijke papieren dossiers; die worden vernietigd. Uitzondering hierop zijn de monumentendossiers, die blijven ook in papieren vorm bewaard. De ABG organisatie gaat door met een volgend project, want ook de bouwdossiers van de gemeente Alphen-Chaam worden in 2022 in het e-depot opgenomen.
