Op donderdag 29 november 2018 vond in de studiezaal van het Regionaal Archief Tilburg een studiemiddag plaats over digitale duurzaamheid. Dit was voor vakgenoten en medewerkers informatievoorziening van Midden-Brabantse gemeenten. We haakten hiermee aan bij de Werelddag van de digitale duurzaamheid. Vele archieven, bibliotheken, culturele en wetenschappelijke instellingen overal in de wereld stonden die dag stil bij het toegankelijk houden van ons digitale geheugen.
De lezingen werden gegeven door achtereenvolgens : Mathé van der Velden van Regionaal Archief Tilburg, Mark Lindeman van Picturae (de leverancier van het e-depotsysteem), Victor Zuydweg van de onafhankelijke adviesorganisatie ICTU dat de overheid helpt met ICT, Hans Bos van Microsoft en Geert-Jan van Bussel van de Universiteit van Amsterdam.
Het werd een erg geslaagde bijeenkomst voor de bijna vijftig aanwezigen, zo bleek al snel. De sfeer was informeel en open, er werd direct al genetwerkt, veel informatie en ervaringen uitgewisseld en verzamelde kennis over e-depots werd besproken. Ook tijdens de presentaties werden veel vragen gesteld en riepen ook sommige onderwerpen enige discussie op in de zaal.
Het fenomeen digitale duurzaamheid was het terugkomende thema van die middag: het over langere tijd toegankelijk en bruikbaar houden van de wettelijk te bewaren digitale overheidsinformatie. Hierbij werden termen besproken als bestands-authenticiteit, zaakgericht werken en archivering van email en andere bestandsformaten als video.
We zetten de belangrijkste doelen van het bewaren van overheidsinformatie bij gemeenten nog eens op een rij:
• Het hergebruik van informatie in zogenaamde werkprocessen; erop terug kunnen vallen
voor administratieve precedentwerking
• Het kunnen reconstrueren van het handelen van de (lokale) overheid, onder andere voor verantwoording en bedrijfsvoering
• Het openbaar maken van overheidsinformatie; door overdracht van de gemeente aan Regionaal Archief Tilburg wordt invulling gegeven aan de verplichting deze openbaar te maken. Tegenwoordig gebeurt dat via de zoekfuncties op onze webpagina. Zo wordt invulling gegeven aan de maatschappelijke informatiebehoefte door actieve openbaarmaking volgens het principe ‘openbaar tenzij’
• Het aanbieden ter raadpleging van de gemeentelijke informatie om cultuurhistorische redenen van gearchiveerde dossiers
Als het voor alle aanwezigen die middag nog niet duidelijk was, werd het zonneklaar dat er geen weg meer terug is van het ingeslagen digitale tijdperk. Terloops werden termen als Internet of Things – het aanleggen van dataverzamelingen -, Smart City-projecten en Artificial Intelligence (AI) genoemd en toegelicht. Ook werd aangegeven dat de hoeveelheid digitale informatie ons de komende jaren nog flink parten zal gaan spelen. Zullen we in staat zijn uit die enorme stroom data nog de relevante informatie te selecteren, kunnen terugvinden en goed beschikbaar kunnen stellen aan ons publiek?
Sinds anderhalf jaar hebben we een e-depot. In dit digitaal archiefsysteem beheren we documenten van gemeenten uit ons werkgebied. Het gaat om vele in gemeentelijke administraties voorkomende soorten en formaten documenten. De ontwikkeling van ons e-depot heeft een aantal fasen. In fase 1 worden gescande papieren documenten opgeslagen. Vanaf heden (fase 2) hebben we ook de mogelijkheid elektronische documenten rechtstreeks als digitaal object op te slaan.
Op de e-depotvoorziening van Regionaal Archief Tilburg zijn nu vijf gemeenten aangesloten. Zij kunnen reeds gescand materiaal overbrengen. Tot op heden zijn dit vooral bouwtekeningen. Er zijn nu al afspraken met een tweetal gemeenten voor aansluittrajecten voor digitaal gevormde dossiers, welke direct na afsluiten in het e-depot gezet kunnen worden.
