Op donderdag 7 november 2019 vond bij Regionaal Archief Tilburg een studiemiddag plaats over digitale duurzaamheid. Deze middag was bestemd voor vakgenoten en medewerkers informatievoorziening van Midden-Brabantse gemeenten. De aanleiding was de
Werelddag van de Digitale Duurzaamheid. Veel archieven, bibliotheken, culturele en wetenschappelijke instellingen wereldwijd schenken op 7 november aandacht aan het technisch toegankelijk houden van ons maatschappelijke, digitale geheugen door o.a. het e-depot. Het e-depot is een voorziening die het mogelijk maakt om digitale archieven op te slaan, te beheren en beschikbaar te stellen.
Mathé van der Velden, projectleider e-depot Regionaal Archief Tilburg, beschreef de stand van zaken omtrent de projecten van het archief op het gebied van het e-depot. Er lopen nu zes aansluittrajecten. Geertruidenberg heeft als eerste gemeente archief naar het e-depot overgebracht.
Regionaal Archief Tilburg biedt alle gemeenten in Midden-Brabant een speciale applicatie TopX Creator aan, die het overbrengen van archief naar het e-depot volgens de juiste ordening ondersteunt. Martijn van Berkel, ontwikkelaar van deze software, kwam de werking ervan toelichten.
Vier gemeenten hebben verteld over hun ervaringen over het aansluittraject op het e-depot; bijvoorbeeld over het verzamelen van alle dossiers en bestanden, plus het ordenen en aanvullen van de bijbehorende metadata. Allen waren het er over eens dat de genoemde TopX Creator hiervoor uitstekende ondersteuning biedt.
Hierna volgde een interessante toelichting over de (on)mogelijkheden van de Bouwdossier Applicatie (BDA), waarmee bouwvergunningen gericht opgevraagd en aangeboden kunnen worden aan bedrijven en burgers. De BDA biedt een oplossing voor de kwesties rondom auteursrechten op tekeningen en AVG-bezwaren tegen publicatie. Plaatsing van digitale dossiers in de BDA is niet hetzelfde als opname in het e-depot. Landelijk wordt onderzocht hoe op termijn deze systemen aan elkaar te koppelen zijn.
Wim van Dongen sprak namens e-depot leverancier
Picturae over de techniek achter een nieuw ontwikkelde automatische aansluiting voor gemeenten op het e-depot. Hij legde de werking van het e-depot uit, waaronder preservering van bestanden voor het garanderen van digitale duurzaamheid.
Kees Groeneveld sloot de middag af met een toelichting over digitale duurzaamheid vanuit het perspectief van archiefgebruikers, namelijk door de zaal te wijzen op digitale toegankelijkheid vanuit het e-depot.
Duurzaamheid door preservering en onderhoud van opgeslagen bestandsformaten is niet voldoende, als het niet gevonden kan worden. “Zoeken kunnen wij allen goed, dat doen wij dagelijks, maar vinden is het doel”.
