Regionaal Archief Tilburg stoomt gemeenten klaar voor de digitale toekomst
Op 11 juli 2019 heeft gemeente Dongen als zesde relatie een projectovereenkomst ‘Aansluiting e-depot' getekend met Regionaal Archief Tilburg. E-depot staat voor een digitaal duurzaam archief, welke dan zijn overgedragen aan ons als archiefbewaarplaats. De ontwikkeling van een e-depot stond kort geleden nog in de kinderschoenen; landelijk werden er vele pilots uitgevoerd. Ons archief heeft vaart gezet achter de ontwikkeling van een systeem en heeft vorig jaar haar e-depot in productie genomen. Van de twaalf gemeenten in ons werkgebied Midden-Brabant is nu dus de helft actief met digitale opslag van hun dossiers na overdracht aan ons.
Gemeenten werken inmiddels allen volledig digitaal, dus zonder documenten nog langer in papieren vorm te bewaren. Na verloop van tijd worden de te bewaren digitale dossiers overgedragen aan een archiefbewaarplaats, die ze voor hen opslaat, beheert, presenteert en preserveert. Het grote verschil met een analoog (lees: papieren) archief is dat de documenten op digitale wijze zijn aangemaakt. Papier kent een verschijningsvorm, digitaal zijn er vele bestandsformaten en technische versies daarvan in de loop der jaren ontwikkeld. Die ontwikkeling gaat door en dat is het preserveren dat op termijn met deze digitale bestanden dient te gebeuren om de documenten leesbaar te houden.
Gemeente Dongen heeft er voor gekozen de bouwvergunningen uit het archief van Regionaal Archief Tilburg extern te laten scannen en vervolgens als digitale dossiers in het e-depot te plaatsen. Dit project loopt tot februari 2020. Later zullen ook andere collecties volgen.
Naast het digitaal gevormde archief bestaat er een aparte categorie,namelijk het ‘digital reborn’ materiaal: oorspronkelijk op papier, maar na scannen, wordt het origineel op papier vervangen voor een digitaal exemplaar ervan. De papieren versie wordt dan alleen nog in bijzondere gevallen door ons bewaard; namelijk die van monumenten-panden. Voor beide gevormde documenten bieden wij de opslag, het beheer en het toegankelijk maken op een manier die past binnen de Archiefwet.
Belangrijk bij een e-depot is dat elk document kenmerken meekrijgt als het wordt opgeslagen, zogenoemde ‘metadata’. Door die data is elk document snel en eenvoudig terug te vinden. Dit vereist een iets andere werkwijze van de gemeenteambtenaren die de documenten opslaan in hun systemen, maar het levert daarna heel veel tijdswinst op voor degenen die het document gebruiken. Dat geldt zowel voor de collega-ambtenaren als voor de latere archiefonderzoekers die het document willen raadplegen. Nog een groot voordeel: documenten in een e-depot zijn snel en eenvoudig via een website te bekijken, zonder naar een archief te hoeven reizen, stukken op te vragen, ze uit een depot te halen etc. Bij het traditionele papieren archief moet altijd een inventaris gemaakt worden om te weten wat er in een archief zit en waar welk stuk teruggevonden kan worden. Bij een e-depot is het maken van zo’n inventaris niet meer nodig, als er vanaf het begin al metadata aan toegevoegd zijn.
Met de gemeente Dongen start Regionaal Archief Tilburg nu een project van twee jaar, waarin in drie fasen de gemeente wordt aangesloten op het e-depot. In de eerste fase gaat het daarbij om dat ‘digital reborn’ materiaal dat wordt opgenomen. In de tweede fase wordt het dynamisch archiefsysteem van de gemeente aangesloten op het e-depot in Tilburg, waarbij rechtstreeks na dossiersluiting ‘digital born’ materiaal wordt overgebracht.
Wij hebben ook de archieven van de gemeenten Tilburg, Oisterwijk, Oosterhout, Dongen, Hilvarenbeek, Gilze en Rijen, Baarle Nassau, Alphen en Chaam, Loon op Zand, Goirle in beheer. Het is onze intentie dat alle twaalf gemeenten uit het werkgebied worden aangesloten op het e-depot. Het archief ontwikkelt het systeem achter het e-depot samen met de firma Picturae. Verschillende archieven in Nederland hebben al hun interesse voor dit systeem en onze ervaring ermee getoond.
Op de foto: Ronald Ehlen (hoofd bedrijfsvoering Dongen, links op de foto) en Gert-Jan de Graaf (directeur Regionaal Archief Tilburg)
Lees ook over eerdere aansluitingen van gemeenten op het e-depot.
