Na ruim zeven jaar voorbereiden, digitaliseren en publiceren zijn alle notariële archieven van Regionaal Archief Tilburg online. Daarmee behoren we tot één van de weinige archiefdiensten in ons land die dat allemaal voor elkaar heeft gekregen. We begonnen in 2011 met het notarieel van Berkel-Enschot en we zijn begin dit jaar geëindigd met een aanvulling op het notarieel archief van Gilze en Rijen. In totaal zijn er 18 archieven gedigitaliseerd met een totale lengte van 221 meter. Het aantal scans kwam daarbij uit op meer dan één miljoen. Om exact te zijn: 1.113.000 scans.
Notarissen maken officiële akten op, die verzameld worden in een notarieel archief. Vóór het computertijdperk werden samenvattingen gemaakt van elke akte om deze snel terug te kunnen vinden. Dat heet een repertorium of repertoire. Deze samenvattingen leveren nu een onmisbare toegang tot de vele akten en de informatie die daarin staat. Als de gegevens uit die samenvattingen in een online database staan, kunnen we heel snel allerlei informatie over koop en verkoop van panden, overlijdens en erfenissen, eigendom van land en goederen terugvinden. Zo is de geschiedenis te reconstrueren van een stuk grond, een huis of een familie.
Voordat een notarieel archief online komt moesten we deze eerst nakijken op materiële staat en toegankelijkheid. Want dat zijn de voorwaarden van Regionaal Archief Tilburg voordat er überhaupt gedigitaliseerd mag worden. De omslagen en archiefdozen moeten zuurvrij van aard zijn om het behoud van het materiaal te waarborgen en daarnaast werd er ook gecontroleerd op touwtjes, nietjes, plastic, etc. Volgende stappen waren het beschrijven van de bijlagen, controle op de volgorde van de aktes, op gesloten testamenten en of de tekst niet te dicht bij de rug van een boek zat. Als dat laatste het geval was, moesten we de band van het boek laten losmaken door een restauratieatelier (DP Conservation en het voormalige De Tiendschuur), zodat er optimaal gedigitaliseerd kon worden. Door alles wat we tegenkwamen moesten we tenslotte ook de inventaris bijwerken. Kortom, er komt heel wat bij kijken voordat we over kunnen gaan tot het daadwerkelijke digitaliseren. Maar dan staan de digitale beelden nog niet op de website. Daarvoor dienen de digitale beelden geüpload te worden in een systeem, waarin we onze digitale beelden opslaan. Vervolgens worden ze daar gekoppeld en dan pas staan de beelden op onze website.
Begin 2011 vond de voorbereiding plaats van het allereest notarieel archief en dat was Berkel-Enschot. Overigens was dat meteen de kleinste van de hele serie notariële archieven met slechts 0,1 meter en nog geen 400 scans. Meteen daarna volgde Alphen en Tilburg. Dat laatste was met 73 meter en 320.000 scans meteen de grootste. Het duurde ruim twee jaar voordat dit gedigitaliseerd was, 
maar het resultaat mag er wezen. Ondertussen werd in 2012 nog even notarieel Gilze-Rijen onder handen genomen. In 2013 vond dan de afronding van notarieel archief Tilburg plaats. Vervolgens gingen we het jaar daarop verder met de digitalisering van Baarle-Nassau, Chaam en Diessen. Maar we zijn er nog niet, want in 2015 vond de voorbereiding van een zestal notariële archieven plaats die in 2016 gedigitaliseerd en gepubliceerd werden. Het betreft hier Geertruidenberg, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Moergestel, Oisterwijk en Udenhout. Tenslotte werd vorig jaar de hand gelegd aan de laatste vijf archieven van de notarissen van onze collectie. Dat waren die van de gemeente Dongen, Hooge en Lage Zwaluwe, Oosterhout, Raamsdonk en Terheijden. Dacht dat je alles gehad had kwamen er nog diverse aanvullingen binnen en dat is de afgelopen maanden verwerkt. Een enorm project waar met plezier aan gewerkt is en een enorme toevoeging is voor onderzoek. Neem eens een kijkje in de digitale wereld van deze notariële archieven.
