Donderdag 22 december 2016 stond bij ons in het teken van behoud van archieven. Tijdens een kennisdeelsessie in de ochtend gaven collega Chris Latumahina en restauratoren Yukina Uitenboogaart en Maik Gerritsen van
DP Conservation inzicht in een aantal aspecten van het behoud van archiefstukken. ’s Middags was er een hands-on workshop voor de vrijwilligers.
Chris gaf uitleg over de verschillende vormen van schade (bergings-, gebruik-, chemische en calamiteitenschade) en hoe je die vaak kunt herkennen. Voordat archiefdocumenten in onze collectie worden toegelaten wordt uiteraard altijd eerst gecheckt wat de staat is. Er wordt een schade-analyse gedaan, waarin in vijf categorieën wordt aangegeven hoe de stukken eraan toe zijn. Dat loopt van categorie 1 (schimmel,
ernstig vervuild, vervilt, beschadigd, mag niet ter inzage gegeven worden) tot categorie 4 (beetje vuil, maar niet erg genoeg om iets aan te doen en mag ter inzage gegeven worden) en categorie 5 (gerestaureerd).
Het is moeilijk te zeggen hoeveel meter onze collectie heeft in categorie 1. Wel is het vaak zo geweest dat overgedragen gemeentearchieven in minder goede staat waren. Bij een gemeentearchief werkt meestal geen behoudsmedewerker, die waarschuwt bij slechte klimatologische omstandigheden, schimmels of ongedierte. Archieven van 1200 tot 1850 hebben veel te lijden gehad van slechte bewaarplaatsen en schades als gevolg van gebruik, chemische stoffen en calamiteiten.
Yukina en Maik van DP Conservation gingen in op manieren van conservering. Dit restauratieatelier werkt sinds enige maanden bij ons in het archief voor een eerstelijns zorg ten behoeve van conservering en digitalisering (bv 43 meter schepenbank Oisterwijk). De mensen van DP Conservation verzorgen vooral eerstelijns conservering op locatie. Zij nemen eigen materialen en gereedschappen mee en kunnen zo dus op elke plek werken zonder dat kwetsbaar materiaal het gebouw hoeft te verlaten. Ze komen van alles tegen in hun werk, gebonden en losse vellen, groot en klein, van lompenpapier (een sterk papier, waar vooral gebruiksschade bij voorkomt), houthoudend papier (met lignine dat zorgt voor verzuring, dat papier bros en verkleurd maakt) en perkament (van dierenhuid). Lompenpapier wordt voornamelijk gerestaureerd met Japans papier (gemaakt van de kozo-plant)
Als restauratoren letten zij op maculaturen (hergebruikt materiaal in banden), maar ook op gekke vondsten. Ooit kwamen ze een koffieboon tegen in een tropisch archief, bloemetjes bij een lief briefje en een kies in een Surinaams archief (bleek bij een briefwisseling tussen twee artsen te horen).
Bij een restauratie is de Ethische Code (internationaal gebruikt en ook uitgedragen door Restauratoren Nederland) belangrijk, waarbij behoudend gerestaureerd wordt. Het moet reversibel zijn, terug te voeren in de vorige staat. Technieken, materialen en kennis zijn de laatste decennia enorm gegroeid in de restauratiewereld en door de digitalisering is er ook veel gewijzigd. Daardoor komt de vraag voor eerstelijns conservering in plaats van voledige restauratie steeds meer op. Bij eerstelijns conservering wordt met zo min mogelijk ingrepen de schade gestabiliseerd als voorbereiding op digitalisering. Traditioneel restaureren is veel arbeidsintensiever. DP Conservation werkt nu voor ons op deze manier, volgens een norm van Metamorfoze.
Na de kennisdeelsessie was er een uitgebreide workshop in conservering en restauratie, waaraan de vrijwilligers van de behoudswerkzaamheden deelnamen.
Het werd een actieve sessie! 
Ze leerden de gereedschappen kennen en hanteren, en gingen onder andere aan de slag met het dunne Japanse papier. Ook konden ze oefenen met thermoplastisch materiaal om houthoudend papier te restaureren en conserveren. 
Als oefenmateriaal werden uiteraard geen archiefstukken gebruikt, maar hedendaagse kranten. Op deze manier krijgen ze meer feeling met het werk, en meer kennis van het werk dat ze doen.
Een waardevolle bijeenkomst voor zowel de vrijwilligers, de mensen van DP Conservation én voor ons.
